Referat fra styremøte i NUUG ============================ Referent Morten Kjelkenes Tid: Mandag 2004-03-29 kl. 17:00 - 18:30 Sted: Lokalene til DND i Møllergata 24 Tilstede: Styremedlemmer: Petter Reinholdtsen Jon Petter Bjerke [Telefon] Anders Nordby [Meldt Frafall] Morten Kjelkenes Peter N. M. Hansteen [Telefon] Varamedlemmer: Gaute Nessan Vidar Bakke [Meldt frafall] Sekretariatet: Anne Martinsen [Sykmeldt] Andre : Nina Sundqvist [Meldt frafall] Utkast til saksliste 0. Konstituering av nytt styre. (Petter) [10 min] 1. Godkjenning av referat(er) fra tidligere styremøter (Petter/Morten) [5 min] 2. Opptak og endringer av medlemmer (Petter/Sekretariatet) [5 min] 3. Orienteringer 3.1 Økonomistatus (Jon Petter) [5 min] 3.2 Status for møtene i NUUG Oslo (Petter) [5 min] 4. Gjennomgang av aktuelle saker, og oppfølging av saker 4.1 Hvordan teller vi antall medlemmer (Jon Petter) [10 min] 4.2 Prisutdelingen, valg av jury. (Petter) [10 min] 5. Eventuelt Fjernet fra sakslisten grunnet manglende skriftlig framlegg: 3.X Status på login-tjenester (Anders) [X min] 3.X Status for video-opptak av medlemsmøtene (?) [X min] 4.X Status for NORDU 2004 og NUUGs planer for NORDU2005 (Petter/Morten) [10 min] 4.X Spørreundersøkelse blant medlemmene (Morten) [X min] Fremlegg -------- 0. Konstituering av nytt styre. Vi må bli enige om hvem som skal ha i alle fall følgende ansvarsområder: - Sekretær - nå Morten Kjelkenes - Kasserer - nå Jon Petter Bjerke - Nestformann (eller kanskje nestleder?) - nå Anders Nordby - Kontaktperson for likesinnede foreninger - ingen i øyeblikket. Kommentarer : Vedtak: Styret er vedtatt slik; - Sekretær - Morten Kjelkenes - Kasserer - Jon Petter Bjerke - Nestformann - Anders Nordby - Kontaktperson for likesinnede foreninger - Peter N. M. Hansteen 1. Godkjenning av referat(er) fra tidligere styremøter (Petter/Morten) Referat fra forrige gang er lagt ut på web på . Forslag til vedtak: Referat for 2004-02-23 godkjennes. Kommentarer : Formannen etterlyste årsmøtet referatet. Vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige styremøtet. 2. Opptak og endringer av medlemmer (Petter/Sekretariatet) Formannen har igjen ikke purt sekretariatet om gjeldende medlemsstatus. Litt av årsaken er at det er uklart hva tallene betyr. Jeg har bedt Jon Petter om å dokumentere hvordan vi faktisk teller medlemmer, og avtale med sekretariatet slik at de vet hva vi ønsker å få lagt fram på styremøtet hver gang. Kommentarer : Formann orienterte om tilgang og avgang. Styret burde utrede en eventuell ekslusjon/nekte opptak av medlem paragraf. Vedtak: Godkjenner nye medlemer og ønsker disse velkommen og tar utmeldingene til etterrettning. 3.1 Økonomistatus Sekretariatet rapporterer om kontingentinngang. 400.000 kroner er i ferd med å bli overført til vår dollarkonto. Dette er omtrentelig det som forventes å skulle betales til Usenix for 2004 og 2005, i henhold til tidligere styrevedtak. Tilsammen på konto i øyeblikket: 766.000 kroner (inkl. de nevnte 400.000). Kommentarer : Formann og kasserer har diskutert hvordan denne kontoen skal fungere og følgene forslag: kontoen skal disponeres på samme måte som andre konti, nemlig ved at leder og kasserer må godkjenne uttak. Vedtak: Styret vedtar forslag fra kasserer og formann 3.2 Status for møtene i NUUG Oslo (Petter) Medlemsmøtene tusler og går. Forrige møte var om programmerings- språket Ruby, og det kom i underkant av 20 stykker. Neste møte er planlagt å være om å drive LINUXmagasinet. Deretter er programmet åpent for forslag. Aktivemøtene fortsetter som før. Kommentarer : Petter orienterte om møtene, det går fremover langsomt. trenger forslag til folk som kan si noe interessant. Peter foreslo Dag Erling Smøregrav som en som kunne si noe fornuftig. Peter har en liste over interessante temaer/personer som kan snakke om. Denne poster han på aktivelisten. Vedtak: Intet vedtak nødvendig. 4.1 Hvordan teller vi medlemmer Opptelling for medlemskap og stemmerett ------------------------------------------- Firmamedlem: Firma (juridisk person) som har meldt seg inn og betalt alle forfalte kontingentkrav. For opptak som nytt bedriftsmedlem kreves at første faktura er betalty OG at styret har behandlet opptaket. Firmamedlemmer har ikke stemmerett på årsmøtet, personmedlemmene under firmamedlemmet har stemmerett. Personmedlem: - En av tre personer som er inkludert i kontingenten for et bedriftsmedlemskap - Tillleggesmedlem i en bedrift med bedriftsmedlemskap, som det betales ekstra for - Personmedlem er en naturlig person, og tilhører en av føgende kategorier: - Personlig medlem - Studentmedlem - Æresmedlem For at en person skal regnes som medlem (med stemmerett) kreves at utsendte fakturaer er betalt (evt av bedriften for bedriftsmedlemskap), samt at medlemmet er tatt opp i et styremøte. Ved innmelding sent på året (etter 1.9.) kreves det betaling for følgende år før opptaket er gyldig. Det eneste tilfellet hvor et nytt personmedlem kan tas opp uten at det betales er der hvor et firmamedlem har færre enn 3 personmedlemmer og ønsker å tilføye en eller to personer, opp til 3. Ved skifte av personer under firma i løpet av året skal det normalt betales ekstra siden det ikke gis refusjon ved utmelding av en person som slutter i firmaet eller av andre grunnner ikke skal stå som medlem under firmaet lenger. Opptelling for budsjett- og regnskapsformål -------------------------------------------- Antall bedriftsmedlemmer med betalt kontingent for inneværende periode Antall personer innmeldt som person 1-3 under disse bedriftene Antall personer innmeldt og betalt som tilleggsmedlem under bedriftene Antall personlige medlemmer med betalt kontingent Antall studentmedlemmer med godkjent studie/skolebevis og betalt kontingent Antall æresmedlemmer For oppfølging ønskes også rapport om antall fakturerte i de samme kategoriene. Ved fakturering for nytt år praktiseres å sende faktura til alle medlemmer, pluss til alle som var medlemmer året før og som har unnlatt å betale for siste år, men ikke har gitt beskjed om utmelding. (Dette er en praksis, ikke vedtektsfestet. Vedtektene inneholder ikke bestemmelser om utmelding.) Kommentarer : Vedtak: Morten kontrollerer tallene mot datasystemet og lager en std mal for rapportering fra systemet. Bør være ferdig iløpet vårsemesteret. mai/juni 4.2 Prisutdelingen, valg av jury Prisutdelingen er planlagt til uke 42 (andre uke i oktober). Vi bør sette sammen en jury nå, slik at det er klart i god tid. Vi bør også få avgårde en søknad til NUUG Foundation. Juryen velges av NUUGs styre. Juryen bør ha et odde antall medlemmer. Tidligere har vi blitt enige om å innføre at medlemmene i juryen skal velges fra de tidligere vinnerne, og fram til det er nok tidligere vinnere så skal vi gjenbruke noen av de som har vært med i juryen tidligere. Det har også vært enighet om at Høgskolen i Oslo bør ha en person i juryen, og at NUUG stiller med sekretær til juryen. Følgende har sagt ja til å fortsette i juryen. Dag Asheim Gisle Hannemyr Glenn Paulsen Hårek Haugerud (også kontaktperson på HiO) De som tar gjenvalg ga også uttrykk for at de gjerne byttes ut hvis styret hadde lyst på fornying eller andre kandidater. Intet nytt fra Dag-Erling Smørgrav. Jeg har spurt Matthias Ettrich hos fjorårets vinner Trolltech om han vil sitte i juryen, og han har sagt ja. Forslag til vedtak: Følgende personer velges til juryen for Prisen for fremme av fri programvare i Norge: Dag Asheim, Gisle Hannemyr, Glenn Paulsen, Hårek Haugerud, Matthias Ettrich Når det gjelder søknad til NUUGF, så foreslår jeg at vi gjenbruker fjorårets søknad. Koordinator for priskomiteen bør søke så snart så mulig. Kommentarer : Vedtak: Morten sender søknaden til NUUGF med forslag til rapportering i tråd fjorårets rapport. Morten er koordinator for arbeidet med prisen. Petter er sekretær for juryen. Styret vedtar forslaget til juryen Dag Asheim Gisle Hannemyr Glenn Paulsen Hårek Haugerud Matthias Ettrich 5. Eventuelt. Morten foreslo en gjennomgang for de nye styremedlemmene. Morten forespurte om alle hadde fått medlemskap på diverse lister og mailkontoer. Gaute hadde ikke hørt om konto, hvor han ble informert om at han kunne be om dette. Petter orienterte om webben og bruken av dette. Morten orienterte meget kort om NORDU2005. Det ble kort orientert om bakgrunnen for de sakene som ikke ble tatt grunnet manglene skriftelig innlegg.