Medlemsregisteret i NUUG

Oversikten over medlemmer består av informasjon om bedrift og personer, med kryss-linker mellom dem for personer som er medlem gjennom et bedriftsmedlemskap.

Medlemsregisteret vedlikeholdes av sekretariatet, og brukes til å sende ut faktura, innkalling til årsmøte, USENIX-medlemskap og ;login:-abonnement, samt en rekke andre tjenester og utsendinger. Det vedlikeholdes i en windows-basert SQL-database i Visma (Visma Sales Office) hos DnD-sekretariatet. Informasjonen i registeret synkroniseres med fakturasystemet som brukes. Fakturering av medlemskontigenten gjøres basert på informasjonen i registeret.

Registeret inneholder informasjon om nåværende, tidligere medlemmer og andre som har vært i kontakt med NUUG. Et felt for medlemstatus brukes for å markere hvilke oppføringer som representerer medlemmer. Typiske verdier i dette feltet er 'FIRMAMEDLEM', 'Medlem under bedrift' og 'Personmedlem'. SAGE-medlemskap markes i statusfeltet for medlemmer som ikke er bedriftsmedlemmer. Alle oppføringer i registeret har et løpenummer (CustomerID) som brukes som medlemsnummer.

Statistikk over medlemsmassen kan hentes ut ved å bruke scriptet medlemsliste-stats, som teller opp antall medlemmer i hver kategori, samt geografisk plassering (fylke og kommune) og fordeling på medlemsbedrifter.

Det nye eksportformatet har eget tekstfelt som inneholder navnet på kontaktpersonen for bedriftsmedlemmer. Dette felter mangler i den gamle eksporten.

Overføring til NUUGs server

Fra DnDs database blir det generert en tab-separert fil med oversikt over nåværende og tidligere medlemmer. Den genereres daglig 05:00 +0100, og denne filen legges tilgjengelig på FTP for nedlasting til NUUGs maskiner. Derfra lastes den automatisk ned til NUUGs CVS, og sjekkes inn i den passordbeskyttede delen av websidene som medlemsliste.csv. Dette gir oss endringslogg samt daglig oppdatert versjon tilgjengelig for styret. Det er planer om å importere registeret inn i en SQL-database på NUUGs server.

Da første utgave av denne eksporten viste seg å inneholde mye feil, ble det laget en ny versjon som for tiden (2006-04-11) kjører i test. Den eksporterer en fil noe senere på dagen (mellom 06 og 08) med noen flere felter og litt færre feil.

Christian hos DnD har tilbud NUUG å få tilgang til live oppdatering vi med har valgt å ikke gjøre det foreløbig (2005-02-09) pga. mangelfull tilgangskontroll. Live-oppdatering fordrer Sybase-drivere i NUUGs ende.

Overføring til USENIX

Usenix får en excel-fil med kolonnner som ligner mye på den csv-filen som overføres til NUUGs server. Men Usenix får ingen informasjon om bedriftsmedlemmer, kun personer. De får følgende felter:

NUUGMemberID, USENIXMemberID, NUUG-Category, Student, Sage, LastName, FirstAndMiddleName, CompanyName, StreetAddress1, StreetAddress2, City, PostalCode, Country, EmailAddress, PhoneNumber

feltet NUUG-Category inneholder vårt navn på kategorien, "Firmamedlem", "Student", "Personlig" etc. Dette feltet brukes egentlig ikke av Usenix. Usenix bryr seg egentlig ikke om vi betrakter medlemmet som personlig eller underlagt et firma.

Feltet Student inneholder enten en N eller en Y (Y for studenter). Feltet Sage inneholder enten N eller Y (Y for Sage-medlemmer).

Listen overføres til USENIX fire ganger i året (XXX når?). Den ene gjøres før 24. desember.

Noen uavklarte spørsmål

• hvordan identifiseres SAGE-medlemmer i bedrifter?
• hvilken av person og firma adresse bruker usenix? Brukes firma-adresse når personadresse mangler?
• Hvordan legges det inn nye felter i DnDs register?
  • unix-login på login.nuug.no
  • sage-medlemskap
  • flag for de som ønsker mail om arrangementer
• Hva er sorteringsrekkefølgen på registerdumpen? bør den sorteres på f.eks. medlemsnummer?
• hvordan vet vi hvilke medlemmer som har betalt kontigenten, og når det i så fall ble gjort?
• hvorfor får noen personer feil mailadresse i USENIX-dumpen.

Kjente feil i eksporten/registeret som bør oppdages automatisk

• medlem under bedrift har noe annet enn FIRMAMEDLEM som sin "moderbedrift" (f.eks. personmedlem, bedriftsmedlem eller ikke-medlem).
• personlig medlem har referanse til "moderbedrift"
• personer med manglende adresse
• personer med postnummer som ikke finnes i postens oversikt over postnummer
• personer har defekte mailadresser

Feil med den nye eksporten pr. 2006-04-11

• Mangler metode for å telle antall med SAGE-medlemskap. Bedriftsmedlemmer med SAGE-medlemskap lar seg ikke telle. Bør det lages eget felt for SAGE-medlemskap?
• Tegnkodingen i den nye eksportfila er UTF-16 og bør være UTF-8 eller ISO-8859-1.
• Noen ganger (i helgen) blir eksporten helt korrupt, med f.eks. tallkoder i medlemsstatusfeltet og andre problemer.
• For noen medlemmer (f.eks. NUUG Foundation nr 140150/Jon Petter Berke nr 100264) er personadressen feil. Personens adresse blir byttet ut med firmaets.
• Ikke mulig å se hvem som har betalt medlemskontingent og når den ble betalt. Dette gjør USENIX-dumpen ikke kan genereres automatisk ut fra eksporten.
• Tillater konsistensfeil, ala personmedlemmer med knytning til moderbedrift, bedrifter uten personmedlemmer, bedriftsmedlemmer uten firmamedlem, etc. Mange av disse oppdages automatisk av scriptet medlemsliste-check.

Feil med den nye eksporten pr. 2006-12-16

• Mangler informasjon om hvem som har SAGE-medlemskap. Det er et felt for det i eksporten, men det er tomt.
• Det lages to eksporter om dagen, en før 06:00 og en før 07:00, der den første har feil tegnsett (UTF-16) og har med utfasede oppføringer, mens den andre har ISO-8859-1 og mangler utfasede oppføringer.
• For noen medlemmer (f.eks. Jon Petter Berke nr 100264 og Gaute Nessan nr #100024) er adressen feil. Eksporten bør inneholde adressen som skal til USENIX (dvs. personadressen) men inneholder firma/fakturaadresse.
• Det er ikke mulig å se hvem som har betalt medlemskontingent og når den er betalt. Dette gjør USENIX-dumpen ikke kan genereres automatisk ut fra eksporten.
• Tillater konsistensfeil, ala personmedlemmer med knytning til moderbedrift, bedrifter uten personmedlemmer, bedriftsmedlemmer uten firmamedlem, etc. Mange av disse oppdages automatisk av scriptet medlemsliste-check
.
• Feltet 'info' som skal brukes til å markere de som ønsker mail fra NUUG er tomt, og sekretariatet har ikke funnet noen måte å oppdatere det på.